Amerikaanse notaris- en apostillediensten

Home > Notarisdiensten > Notarisdiensten Verenigde Staten

Documenten authenticeren voor internationaal gebruik

Noord-Amerikaanse multinationals hebben vaak Amerikaanse documenten nodig — bestuursbesluiten, volmachten, verklaringen van goede reputatie (certificates of good standing), oprichtingsakten — die worden erkend door Nederlandse, Luxemburgse of Zwitserse notarissen, registers en tegenpartijen. Dat loopt via notarisatie op statelijk niveau in de VS en daarna een apostille onder het Haags Verdrag van 1961. Voor landen buiten het Haags Verdrag loopt de route via volledige ambassadelegalisatie. WVT verzorgt de voorbereiding van de documenten, de coördinatie van de Amerikaanse notarisatie, de apostille bij de Secretary of State van de staat en, waar nodig, de ambassadelegalisatie — als één traject in plaats van drie losse stappen.

Onze expertise

Europese in-house juristen die Amerikaanse dochters beheren, Amerikaanse company secretaries die documenten klaarmaken voor Europese closings, en participatiemaatschappijen die grensoverschrijdende dealdocumentatie coördineren, gebruiken de VS-Europa-documentketen van WVT. Ons team verzorgt de coördinatie van de Amerikaanse notarisatie, de apostille en de ambassadelegalisatie, naast het notariële werk aan de ontvangende kant in Nederland, Luxemburg of Zwitserland.

Fiscaal advies

Amerikaanse documenten die in Europese bedrijfstransacties worden gebruikt, hebben vaak fiscale gevolgen — woonplaatsverklaringen onder een verdrag, W-8BEN-E-certificeringen, Form 6166-verklaringen van de IRS. Onze belastingadviseurs stellen deze documenten op en laten ze authenticeren volgens het fiscale kader van het ontvangende land — of dat nu Nederlandse vrijstelling van bronbelasting, de Luxemburgse deelnemingsvrijstelling of Zwitserse verdragsvoordelen betreft.

Vertrouwd door Fortune 500-ondernemingen wereldwijd

De Amerikaanse apostille in de juiste volgorde met Europese closings

Grensoverschrijdende closings lopen vast wanneer Amerikaanse documenten zonder apostille in Europa aankomen, of met een apostille op de verkeerde onderliggende notarisatie. Nederlandse notarissen weigeren documenten die niet aan de vormvereisten voldoen; de Luxemburgse RCS weigert inschrijvingen op dezelfde grond. WVT maakt Amerikaanse documenten vooraf op volgens de eisen van het ontvangende land, verzorgt de apostille-aanvraag op statelijk niveau en bevestigt de ontvangst bij de Europese notaris of het register dat de volgende stap doet. De Europese notariële akte gaat door zonder dat documenten opnieuw bewerkt hoeven te worden.

Veelgestelde vragen

What is the difference between a US notary public and a European civil-law notary?

A US notary public verifies the identity of a signer and witnesses the signature, but does not authenticate the substance of the document or hold a statutory monopoly over corporate acts. European civil-law notaries — in the Netherlands, Luxembourg and Switzerland — are state-appointed officers who draft, authenticate and execute corporate notarial deeds with binding legal effect on third parties.

When is an apostille required versus full embassy legalisation?

Apostille certification under the 1961 Hague Convention covers document recognition between member states, including the Netherlands, Luxembourg, Switzerland and the United States. Documents destined for non-Hague jurisdictions require full embassy legalisation, which adds steps through the destination country’s consulate. WVT confirms the correct route at the document review stage before submission.

Can WVT coordinate US notarisation remotely for European clients?

Remote online notarisation is available in most US states for many document types, allowing European clients to execute notarial signing remotely with a licensed US notary. Some document types and some destination jurisdictions still require wet-ink notarisation and physical apostille. WVT confirms acceptance criteria for the specific document and destination before scheduling.

How long does the US apostille process take?

Apostille turnaround varies by US state. New York, California and Delaware typically process within five to ten business days, with same-day options available for documents prepared correctly. Federal documents authenticated through the US Department of State take longer — typically two to four weeks. WVT manages timing against the closing calendar and uses expedited routes where the deadline requires.

Does WVT handle the receiving-side European notarial work as well?

The receiving-side European notarial step is where US documents are actually used — a Dutch BV share transfer, a Luxembourg SARL incorporation, a Swiss capital increase. WVT’s civil-law notaries in those jurisdictions execute the receiving-side deed within the same engagement, so the US apostille and the European notarial act are sequenced as one workflow.